Stała opieka czy projekt jednorazowy? Kiedy retainer ma sens
„Zrobić nową stronę i zapomnieć" vs. „mieć kogoś na stałe". Pytanie wraca w połowie rozmów ofertowych. Odpowiedź zależy od trzech zmiennych - i prawie nigdy nie jest taka, jakiej klient się spodziewa.
Trzy modele, które stosuję
Model A - projekt zamknięty (fixed-scope)
Strona / sklep / aplikacja od A do Z, z deadline'em, jedną fakturą i 30-dniową gwarancją błędów. Najlepszy, gdy wiesz dokładnie, co chcesz, i nie planujesz znaczących zmian przez 12+ miesięcy.
- budżet: od 8 000 do 60 000 zł jednorazowo,
- czas trwania: 3–10 tygodni,
- ryzyko klienta: zmiany scope'u kosztują dodatkowo,
- ryzyko moje: niedoszacowanie czasu = strata marży.
Model B - retainer techniczny (10–20 h/mies.)
Stała opieka nad istniejącym produktem: drobne zmiany, optymalizacja, nowe sekcje, aktualizacje, monitoring, raporty. Bez wielkich projektów, ale za to z gwarantowaną dostępnością.
- budżet: 1 800 – 4 800 zł/mies.,
- idealne dla firm, które „coś" robią ze stroną co tydzień,
- oszczędność: brak narzutu na rozpoczynanie projektu,
- roczny koszt vs. ekwiwalent zleceń jednorazowych: ~−30%.
Model C - partnerstwo strategiczne
Pracuję jako zewnętrzny CTO/CMO-tech. Wspólne planowanie roadmapy, regularne sprinty, decyzje technologiczne, prowadzenie zespołu freelancerów po stronie klienta. Tylko dla firm na etapie skalowania.
- budżet: 6 000 – 12 000 zł/mies.,
- kontrakt minimum 6 miesięcy,
- klient otrzymuje rolę „dyrektora technologicznego" bez konieczności zatrudniania go na etat,
- typowy ROI: 3–5x w pierwszym roku.
Jak wybrać - 3 pytania
- Ile godzin miesięcznie naprawdę potrzebujesz? Mniej niż 5 = projekt + ad hoc. 10–25 = retainer. 40+ = partnerstwo lub etat.
- Jak szybko musisz reagować? Retainer = SLA 24–48h. Projekt = „wpiszę Cię w kolejkę".
- Czy decyzje technologiczne są dla Ciebie strategiczne? Jeśli tak - partnerstwo. Jeśli „wszystko jedno, byle działało" - projekt.
Co dostaje klient w retainerze (moim)
- tablica zadań w Notion z transparentnym statusem,
- raport miesięczny: zrealizowane zadania + metryki strony + plan na kolejny miesiąc,
- kanał Slack/Discord ze średnim czasem odpowiedzi 4h w godz. roboczych,
- godziny niewykorzystane przepadają, ale można jednorazowo „pożyczyć" do 50% z kolejnego miesiąca,
- brak długoterminowego zobowiązania - wypowiedzenie miesięczne.
Kiedy mówię klientowi „nie bierz retainera"
Jeśli Twoja strona to one-pager, który raz w roku dostaje aktualizację telefonu - nie potrzebujesz mnie co miesiąc. Wystarczy 3-godzinny pakiet ad hoc co kwartał. Sprzedaję uczciwość, nie godziny.